L’organisation d’un événement public ou corporate en plein air – qu’il s’agisse d’un séminaire vert, d’une soirée de gala estivale, d’un team building d’envergure ou d’un lancement de produit – répond à des exigences logistiques et stratégiques spécifiques. Offrir un cadre naturel à vos collaborateurs ou clients favorise l’engagement, stimule la créativité et renforce l’impact de votre message.
Toutefois, la réussite d’un événement MICE en extérieur à Lyon repose sur une préparation rigoureuse. En tant qu’experts de la gestion événementielle au sein des Hippodromes de Lyon, nous vous partageons nos recommandations méthodologiques pour concrétiser votre projet sans imprévu.
Le sommaire du guide pratique
1. Anticiper les aléas météorologiques : La règle du Plan B pour l’exception
Le climat de la région lyonnaise offre de beaux jours de la fin du printemps à l’automne, mais la gestion du risque météorologique reste le pilier principal de votre organisation.
- La modularité indoor/outdoor : Ne concevez jamais un événement extérieur sans une solution de repli abritée équivalente en capacité et en standing. Vos espaces de conférence, de restauration et d’animation doivent pouvoir basculer en intérieur en quelques heures.
- La protection solaire et thermique : En septembre, le soleil reste vif. Prévoyez des structures d’ombrage (tentes nomades, voiles d’ombrage, espaces arborés) et mettez à disposition de vos invités des points d’eau plate et pétillante en accès libre.
- Les infrastructures temporaires : Si vous optez pour une installation éphémère sur gazon, veillez à la stabilité des sols et à la qualité du plancher pour le confort des participants et l’accès PMR. Des normes et des procédures existent pour éviter ce risque. En tant qu’organisateurs, vous devez par exemple vous conforter au règlement des CTS. Votre monteur doit vous remettre une attestation de bon montage. Attention aussi aux réseaux enterrés ( arrosage, électricité, gaz …). Dans les espaces publics, il faudra demander une attestation de réseaux enterrés aux services de la mairie avant de planter votre chapiteau.
- Pensez au vent. Dans les endroits ouverts, il peut y avoir du vent. Il est important de penser à bien lester vos décorations et affichages. Il peut être intéressant de penser à prévoir des pains de fonte ou colliers autobloquants pour attacher ce qui peut s’envoler.
2. Garantir une technique IRREPROCHABLE en plein air
Travailler en extérieur impose des contraintes techniques spécifiques que les espaces fermés n’ont pas. La sonorisation et le visuel doivent être adaptés à de grands volumes ouverts.
- Couverture acoustique et contraintes de voisinage : L’acoustique extérieure nécessite un matériel de diffusion sonore directif pour éviter les déperditions tout en respectant les normes réglementaires d’émergence sonore. A partir de 22h00, la Loi impose de ne pas générer de nuisance sonores au voisinage. A partir de 1h00 du matin, il est nécessaire de terminer sa soirée. Il existe des cas spécifiques, comme l’agrément » D’ouverture tardive » à transmettre à la mairie. Beaucoup de lieux n’autorisent pas de groupe de musiques ou orchestres le soir en extérieur au regard de ces contraintes ( en effet, c’est toujours délicat de couper la soriée à 22h00 et demander à vos 300 convives de rentrer à l’intérieur). Nous recommandons donc de faire les soirées dansantes en intérieur, dans une salle insonorisée, avec un volume contrôlé.
Cf : Charte de la vie nocturne à Lyon - Lisibilité des écrans : Oubliez les vidéoprojecteurs classiques en plein jour. Privilégiez les écrans LED haute luminosité « outdoor » pour vos présentations corporate et interventions vidéo. Ces « écrans pleins jours » nécessite une alimentation électrique, ou certaines remorques (ou camions) déployables sont équipées de groupe électrogène.
- Raccordements et puissance électrique : Évaluez précisément le bilan de puissance nécessaire pour la technique, les traiteurs et l’éclairage scénique. L’accès à des armoires électriques haute intensité sur site évite le recours à des groupes électrogènes bruyants, polluants et nécessitant une gestion de carburant.
Il est possible de faire une demande à ENEDIS pour obtenir une prise puissante : Plusieurs forfaits existent en fonction de la puissance, il faudra que votre électricien leur fournisse un coffret que le technicien Enedis raccordera lors d’un RDV. - Prévoyez une installation la veille, et un démontage à J+1. La plupart des loueurs de matériel ne livrent et récupérèrent pas leurs engins, groupes ou structure le soir (ou la nuit). Il est indispensable de prévoir une soupape de sécurité afin d’éviter la gestion de l’imprévu logistique. Il en va de même pour les chauffeurs de semi remorques qui peuvent demander à rester sur place la nuit à cause des restrictions de circulation et coupures obligatoires en France.
- Eclairage : Votre événement se déroule en soirée, ou le public va déambuler de nuit ? Pensez à l’éclairage. Question de règlementation ou de bon sens, il est important de garantir un bon éclairement sur lieux de passage du public. Pour cela, il peux exister un éclairage de service sur le lieux, mais vous pouvez installer des ballons éclairant (type Airstar) ou des mats d’éclairages. Si votre scénographie l’exige, vous pouvez mettre en place un éclairage d’ambiance.
Sur nos hippodromes, on améliore toute l’année nos infrastructures pour rendre simple la mise en place technique de votre séminaire d’entreprise à Lyon ( prises électriques, fluides, signalétique numérique, déploiement d’éclairages LED …)
3. Optimiser la logistique d’accueil et les flux de participants
La fluidité des accès est un facteur déterminant dans la perception globale de la qualité de votre événement par les décideurs et invités.
- Accessibilité et stationnement : Choisissez un site facilement accessible via le réseau de transports en commun de la Métropole de Lyon (TCL) et disposant d’un parking privé de grande capacité pour les participants véhiculés.
- Signalétique et zonage : Sur un espace de plusieurs hectares, balisez clairement le parcours client depuis le point d’arrivée jusqu’aux zones de travail, de restauration et de détente.
- Pensez aux bus et cars de tourisme : Pour vos grands groupes, il peux être intéressant de faire venir vos participants en bus ou vans. Choisissez un lieu pouvant offrir des emplacements de parkings dédiés, et si possible avec des emplacements pour faire leur coupures. Evitez du stress , Gardez vos ou votre bus directement sur site prêt à démarrer.
- Pensez à la planète! Il est important dans les événements en 2026 de faciliter l’utilisation des modes doux. Choisissez des lieux à proximité des voies cyclables, gare de covoiturages, ou proposant des parkings dédiés aux vélos, trottinettes et autres modes doux. Attention toutefois : beaucoup de lieux n’acceptent pas de recharger les engins électrique, au regard des nombreux risques liés aux incendies.
4. Intégrer les engagements RSE et l’éco-conception
L’organisation d’un événement en milieu naturel doit s’inscrire dans une démarche écoresponsable cohérente :
- Gestion des déchets et tri sélectif : Déployez des îles de tri visibles et adaptées au volume de votre manifestation.
- Utilisation de bennes : Votre événement est générateur de gros volumes de déchets ? Louez une benne 6, 8,10,12 ou 20m2 opérées par un partenaires de tri et revalorisation des déchets. Une fois arrivée en centre de traitement, les déchets sont triés puis renvoyés dans les circuits adaptés.
- Sourcing local : Collaborez avec des traiteurs engagés dans des circuits courts régionaux et privilégiez la vaisselle réutilisable ou compostable.
- Respect de la biodiversité : Sensibilisez vos prestataires et participants à la préservation des espaces verts mis à disposition.
Depuis 2017, les hippodromes sont labelisé EquuRes, la démarche environnementale de qualité de la filière équine reconnue par le Ministère de l’Agriculture.
5. Bars et nourriture, comment procéder ?
Dans le cadre d’un gala ou d’un événement public, la restauration — et en particulier le bar — est souvent payante et n’est pas toujours assurée par un traiteur. En France, des règles bien précises s’appliquent. Le restaurateur, le traiteur ou l’organisateur, le cas échéant, doit s’y tenir :
- Chaîne du froid et fraîcheur des aliments : Cette chaîne du froid est un maillon essentiel lors de la prestation de restauration ; elle garantit la sécurité sanitaire des aliments. Pour la garantir, il faut que vous soyez en possession d’une chambre froide ou d’un camion frigo. Des frigos peuvent être loués à Lyon, mais les loueurs de tels appareils sont rares car ceux-ci sont fragiles. Les traiteurs sont, pour la plupart, équipés en frigos ou utilisent leur camion réfrigérés. Il est recommandé de leur fournir une prise pour le brancher à l’écart des convives. Prévoyez de mettre les frigos dans un endroit à l’ombre et limitez le temps d’ouverture des portes pour garder le frais.
- Vente d’alcool et débit de boissons : En France, il est nécessaire d’obtenir une licence de débit de boissons afin de pouvoir vendre de l’alcool. En fonction du degré ou du type d’alcool, plusieurs types de licences existent. Cette licence n’est PAS TRANSFÉRABLE. Il convient au vendeur de la demander, et non au lieu de la fournir. Pour ce faire, les organisateurs doivent demander en mairie, au moins un mois à l’avance, une « autorisation de débit de boissons ». Cette autorisation fera l’objet d’un arrêté municipal à présenter en cas de contrôle. Dans le cas d’une prestation traiteur, si celui-ci s’occupe de la distribution ou de la vente, l’organisateur est couvert par la licence du professionnel.
- Agencement et paiements : Pour vendre de la restauration, pensez à votre système de paiement. En cashless ou via TPE / espèces, il est important de penser à la logistique et au parcours de l’argent (espace en retrait pour compter, système de tickets, électricité pour les caisses, éclairage pour la surface de vente, point de vente à l’abri du bruit…). Gardez de la place pour circuler derrière le bar et limitez le nombre de personnes affectées à la vente pour garder de la fluidité.
- Pensez à la signalétique. Pour canaliser la foule, prévoyez des barrières en cas d’affluence ou des potelets de guidage. Affichez les prix bien en amont et en hauteur, ainsi que les affichages légaux si besoin. Optimisez vos ventes avec des panneaux « Bar » bien en évidence. Certains organisateurs décorent leur bar pour le mettre en valeur.
Les Hippodromes de Lyon : vos espaces événementiels d’exception en plein air
Pour concrétiser vos projets événementiels MICE en extérieur à Lyon, les hippodromes lyonnais mettent à votre disposition des infrastructures clés en main combinant espaces naturels d’envergure et équipements techniques professionnels.
- L’Hippodrome de Parilly (Bron) : Avec un parc verdoyant de 45 hectares aux portes de Lyon, cet espace propose de vastes esplanades extérieures adaptées aux grands rassemblements d’entreprise, salons professionnels et formats team building, couplées à des salons panoramiques modulables.
- L’Hippodrome du Carré de Soie (Vaulx-en-Velin) : Implanté dans un environnement moderne et connecté (Métro A, Tramway T3/T7), ce site offre des espaces extérieurs polyvalents au bord de la piste, idéaux pour vos soirées d’entreprise, cocktails et lancements de produits.
On s’occupe de tout !
Fruit de nombreuses années d’expérience dans l’organisation de nombreux événements, nos équipes sont rodées, nos process sont préparés, nos partenaires sont habitués, nos lieux sont optimisés: vous pouvez enfin profiter de vos invités.
Etude de plans, coordination des acteurs, aide à l’implantation et suivi de l’événement à vos cotés, nos équipes expertes vont co-piloter avec vous ce moment.
Enfin la possibilité de vous concentrer sur votre séminaire et les participants. Nous sommes tous mobilisés pour vous assurer un événement sans stress.
Un coordinateur événementiel vous suivera tout au long de l’événement et s’occupera des petits détails : branchements, coordination des intervenants, anticipation des aléas … Il connait votre déroulé à la perfection et s’assure du respect du timing.
FAQ pour organisateur d’événement extérieur
Pourquoi privilégier un événement d’entreprise en extérieur dans la Métropole de Lyon ?
L’organisation d’un événement MICE en plein air à Lyon permet d’offrir un cadre stimulant qui favorise l’engagement des collaborateurs, renforce la cohésion d’équipe et brise la routine des salles de réunion traditionnelles. Les espaces extérieurs se prêtent particulièrement aux formats de team building d’envergure, aux conventions au vert, aux lancements de produits et aux cocktails de gala estivaux.
Comment sécuriser un événement corporate en plein air face aux aléas météorologiques ?
La réussite d’un événement extérieur repose sur la mise en place d’un Plan B d’exception sans compromis sur la qualité :
Modularité indoor/outdoor : Choisir un site événementiel offrant une capacité d’accueil intérieure strictement équivalente en surface et en standing, permettant un basculement rapide en cas d’intempéries.
Aménagements thermiques et d’ombrage : Installer des structures éphémères (tentes nomades, voiles d’ombrage) pour faire face aux fortes chaleurs et mettre à disposition des points de rafraîchissement.
Infrastructures de sol : Utiliser des planchers techniques stabilisés pour garantir le confort de marche, la sécurité des installations techniques et l’accessibilité PMR.
Quelles sont les contraintes techniques spécifiques à la sonorisation et au visuel en extérieur ?
Travailler en espace ouvert exige un équipement professionnel adapté :
Diffusion acoustique : Utiliser un matériel sonore directif pour garantir la clarté des prises de parole tout en maîtrisant les émergences sonores conformément à la réglementation.
Écrans et lisibilité : Privilégier des écrans LED haute luminosité conçus pour l’extérieur plutôt que la vidéoprojection classique, illisible en plein jour.
Alimentation électrique : S’assurer de la présence d’armoires électriques haute puissance sur le site afin d’éviter le recours à des groupes électrogènes.
En quoi les Hippodromes de Lyon sont-ils adaptés aux grands événements MICE en extérieur ?
Les Hippodromes de Lyon mettent à disposition deux sites d’exception combinant des hectares d’espaces verts et des infrastructures professionnelles clés en main :
L’Hippodrome de Parilly (Bron) : Un domaine verdoyant de 45 hectares idéal pour les conventions, salons professionnels, team buildings géants et rassemblements d’entreprise, complété par des salons panoramiques modulables.
L’Hippodrome du Carré de Soie (Vaulx-en-Velin) : Un cadre moderne au bord de la piste éclairée, accessible directement en transports en commun (Métro A, Tramway T3/T7), parfaitement adapté aux soirées corporate, cocktails et lancements de produits.
Stationnement & Logistique : Plus de 1 000 places de parking privé gratuit pour faciliter l’accès des flux de participants.
Comment intégrer une démarche RSE lors d’un événement d’entreprise en plein air ?
L’éco-conception d’un événement MICE passe par :
La mise en place d’îles de tri sélectif visibles sur l’ensemble du site.
Le recours à des traiteurs locaux privilégiant les circuits courts régionaux (Auvergne-Rhône-Alpes) et la vaisselle réutilisable.
La préservation des espaces naturels et de la biodiversité d’accueil.
L’incitation à l’utilisation des transports en commun (réseau TCL) et des mobilités douces.
L’incitation à la mise en place du co-voiturage ( Iko, Citiz, En covoit … )
Comment réserver ou obtenir un devis pour un événement aux Hippodromes de Lyon ?
Pour étudier la faisabilité de votre projet événementiel et obtenir un devis personnalisé sous 24h à 48h, vous pouvez contacter le service commercial via le formulaire officiel du site Evenementiel-des-hippodromes.fr ou appelez-nous.
